展示会の案内状の例文を紹介！作成する目的や作成のポイントも解説

展示会に出展する際は、集客のために案内状を活用すると効果的だと言われています。ただ、そもそも案内状とはどんなものか、何を記載していつ送るべきなのか、迷ってしまう方も多いのではないでしょうか。

この記事では、展示会の案内状を作成する目的、作成する時のポイントと送付する時のポイント、具体的な案内状の例文をまとめています。展示会を成功させるための第一歩として、案内状作成の際はぜひご活用ください。

展示会の案内状を作成する目的

展示会の案内状とは、イベントの開催などを告知する文書のことです。封書かはがきを郵便で送る、あるいは手渡しするのが一般的でしたが、近年はメールでの案内も増えています。

案内状を作成する目的は、展示会に出展することを相手に伝え、自社ブースに来てもらうことです。展示会の来場者は、時間を有効に使うために事前にある程度情報収集を行い、訪れたいブースにあたりをつけておくことが多いと言われています。そのため、普段から取引のある顧客やニーズがありそうな見込み客に向けて、新商品やデモ体験の提供などの案内を行うことが重要です。商品を間近で見て触れることができる展示会は、商品やサービスに興味を持っている顧客・見込み客にとって魅力的な機会になるはずです。

展示会の案内状を作成する時のポイント

顧客や見込み客の興味をひく案内状を作成するには、いくつかのポイントを押さえることが大切です。下記でご紹介する点を意識しながら、魅力的かつ来場しやすい案内状を作成してみましょう。

展示会の内容を記載する

まず、どんな商品を展示するのか、新しいものはあるのか、デモなどは行うのかといった展示会の具体的な内容の記載は必要不可欠です。この部分がなければ、顧客や見込み客に訴求することができません。

また、展示会が行われる会場と日時は、本文中ではなく箇条書きで別記する形で案内文に書き添えるようにしましょう。住所だけではなく地図もあるとより分かりやすく、来場者に親切です。

来場することのメリットを記載する

顧客や見込み客に訴求できる具体的な内容に加え、展示会に来場することのメリットを案内状に記載することも大切です。例えば、商品サンプルや来場者特典の配布、デモ体験などがそれに該当します。いつも同じ文面の案内状では、わざわざ予定を空けてまで来場するメリットを感じられないでしょう。カタログやウェブサイトを見るだけでは手に入らない情報や配布物は、来場者にとって大きな魅力です。

顧客や目的に応じて文面を変える

少し手間はかかりますが、顧客や見込み客とその目的によって案内状の文面を変えるのも有効です。成約が近い顧客に対しては、商品やサービスの来場特典が受けられる旨を案内状に記載することでメリットを感じてもらい、来場を促します。

ニーズはあるものの、まだあまり商品やサービスを知らない潜在顧客に対しては、サンプルやノベルティ配布の情報を記載することで関心を持ってもらいやすくなり、来場が期待できます。

自社サイトへのリンクを記載する

案内状は簡潔に、かつ分かりやすく記載することをおすすめします。展示会で見られる商品やサービス、その特徴などをアピールしたくなってしまいますが、あくまで案内状は展示会への来場を促すものです。情報を書きすぎては案内状が読みにくくなり、逆効果になってしまう可能性があります。

もし商品やサービスの説明、自社のアピールをもっとしたいのであれば、案内状ではなくウェブサイトや補足資料にアクセスできるURLなどを記載し、誘導しましょう。紙の案内状の場合、QRコードを別記しておくとアクセスのハードルが下がり、効果的です。

展示会の案内状を送る時のポイント

魅力的で来場しやすい案内状を作成した後は、いよいよ送付に移ります。送付の際に押さえておくべきポイントは、タイミングと方法です。

案内状は開催の3週間～1ヶ月前に送るようにする

顧客や見込み客が余裕を持ってスケジュール調整ができるように、展示会の開催3週間〜1ヶ月前に案内状を送付しましょう。あまり早すぎると忘れられてしまうリスクが、一方で直前だと他の予定が入っており調整できないリスクがあります。展示会の開催場所から遠方の顧客であれば、ホテルや交通機関の予約が必要になるケースも考えられます。忙しい方、特に企業の代表や役員の場合、2週間前にはスケジュールがほぼ埋まっていると考えましょう。

案内状を送るのはメールがおすすめ

案内状の目的を解説する項目で、案内状は郵送か手渡しが一般的だったものの近年はメールが増えているとお伝えしました。これは、デジタル活用が推進されたことによりメールでのやり取りが日常的になったからです。

メールで案内状を送付する場合、メールの本文に内容を記載しても構いませんが、PDF形式の案内状を添付することをおすすめします。プリントアウトして社内に掲示、配布など、先方で展開してもらうのに便利です。

また、メールで送ることで印刷代や切手代もかからず、自社のコストダウンにもつながります。メールで案内状を送っただけだと見落としてしまうことも考えられるため、展示会の案内状をメールで送った旨を電話しておくとよいでしょう。

展示会の案内状の例文

下記では展示会の案内状の例文を記載しています。それぞれの項目にどんなことを記載するのか、具体的にご紹介します。一般的なビジネス文書の構成であり、先方へのマナーや敬意にあたるので、疎かにならないようにしましょう。

①日付
郵送の場合は発送日、メールの場合は送信日、手渡しの場合は当日の日付を和暦で記載します。
案内状の作成日ではないことに注意しましょう。

②宛名
会社名→部署名→役職名→氏名＋敬称の順番で記載します。
「株式会社」「有限会社」なども省略しないようにしましょう。

③差出人
基本的には、会社名→部署名→役職名→氏名の順番で記載します。
差出人を代表にするか、営業担当者にするかなどは事前に確認しておくようにしましょう。

④件名
展示会の案内状である旨を分かりやすく記載します。

⑤前文
頭語（「拝啓」が一般的）→時候の挨拶（「新春の候」「晩秋の候」といった季節に応じたもの）→先方の繁栄を喜ぶ挨拶→感謝の言葉の順番で記載します。

⑥主文
展示会に出展する旨を記載します。
記載する情報は展示する商品や紹介するサービス、ブースについてなどです。

⑦末文
結びの一文→結語（頭語とセットとなる言葉。頭語が「拝啓」であれば結語は「敬具」）の順番で記載します。

⑧別記
中央に「記」とし、展示会の日時や会場住所、などの必要な事柄を箇条書きで記載します。
最後に右下に「以上」と入れます。

▼新商品の展示会の案内状例文

▼デモンストレーションを交えた展示会の案内状例文

まとめ

今回は、展示会の案内状を作成する目的、作成する時のポイントと送付する時のポイント、具体的な案内状の例文についてご紹介しました。

案内状一つで、相手からの心象や展示会への興味が左右されることもあります。今回まとめた内容はあくまで基本的なものではありますが、展示会を成功させるためには大切にするべきポイントばかりです。相手との関係性を考慮しつつ、魅力的かつ分かりやすい文面で、配慮と敬意が感じられる案内状を考えてみましょう。