展示会受付で行う業務をご紹介！気を付けるべきマナーも解説
展示会は、製品やサービスを効果的にアピールする際に重要な役割を果たします。その中で展示会の受付は、来場者が最初に訪れる場所であり、スムーズな運営の要となります。
このコラムでは、展示会運営の担当者や、展示会・イベント受付担当のスタッフやアルバイトに向けて、展示会受付の基本的な業務内容を紹介します。
受付担当者のマナーや、受付担当者が把握しておくべき情報についても簡単に解説しますので、ぜひ参考にしてください。
展示会受付で行う主な業務
展示会受付で行う主な業務について、3つ紹介します。
来場者の名前確認
展示会受付では、事前登録リストや招待状などを用いて、来場者の名前をチェックするのが一般的です。
混雑が予想される場合は、名簿をアルファベット順や企業名順に整理しておくと、スムーズに進行しやすいでしょう。
最近では、デジタル受付システムの導入も増えています。この場合は、QRコードの読み取り方法も事前に把握しておきましょう。
資料やノベルティの配布
プレゼンで使用する資料や、パンフレットなどの受け渡しも、展示会受付で行う主な業務の1つです。
また、展示会に参加した人に、ノベルティやチラシを配布することもあります。ノベルティはターゲットや目的に合わせた、「記憶に残る」「使ってもらいやすい」ものがおすすめです。
配布するときは、両手で丁寧に渡すようにすると印象が良いでしょう。
来場者の導線案内
展示会受付は、受付を終えた来場者に、次に取ってほしい行動をわかりやすく案内します。これにより、見どころのアピールや不安・不満の解消、混雑の回避、商談スペースへの誘導などにつながり、展示会の価値向上になるでしょう。
受付担当者のマナー
展示会の受付担当者のマナーについて、簡潔でわかりやすく解説します。
当日の服装
展示会の受付担当者は、来場者と最初に接点を持つ役割が多く、来場者が声をかけやすい雰囲気づくりが求められます。そのため、服装は清潔感や落ち着き、統一感などを意識したものを選ぶと良いでしょう。
基本的には、当日はスーツなど綺麗めな服装で臨むのがマナーです。
ビジネスカジュアルな服装が基本となりますが、社名入りの制服やユニフォームがある場合は、それを着用しても良いでしょう。
名刺の扱い方
ビジネス向けの展示会では、来場者が受付スタッフに名刺を渡すよう決められているケースもあります。
そのため、名刺の扱い方は理解しておくのがおすすめです。
名刺の扱い方について、特に押さえておきたいポイントを紹介します。
- 両手を添えて受け取る
- 会社名や氏名の部分に指を重ねない
- 複数人から名刺を同時に受け取った際は、名刺の向きを揃えて置く
名刺の扱い方を紹介しているサイトや動画もたくさんあるので、不安な場合はチェックしておくと良いでしょう。
丁寧な話し方
展示会では、「正しい敬語を使う」「明るく話す」といった、基本的なビジネスマナーに気を付けましょう。
来場者へ案内する際は、「こちらの通りをまっすぐ進み、右手です」など、できる限り具体的な方向を教えると好印象です。
受付担当者が丁寧な話し方をすることで、来場者の満足度向上が期待できるため、心掛けるようにしましょう。
受付担当者が把握しておくべき情報
展示会の受付担当者が把握しておくべき情報について、2つ紹介します。
事前に確認しておけば、来場者の質問などにスムーズかつスピーディーに対応可能です。
会場内の共用設備の位置
受付担当者は、会場内の共用設備の位置を把握しておきましょう。
休憩スペースやトイレなど、来場者が良く使いそうな場所が共用設備に該当します。
来場者から質問されたら、スムーズに案内できるようにしておくのがベストです。
会場内のインターネット環境について
会場内のインターネット環境についても、事前に把握しておきたい情報です。
Wi-Fiが使えるかどうか、来場者から聞かれる可能性があります。
主催者が提供するWi-Fiがある場合は、IDやパスワードといった必要な情報を、すぐ案内できるようにメモしておくとスムーズです。
受付まわりの準備が整ったら、ブースの見映えづくりにも目を向けておくと来場者からの印象アップにつながるでしょう。展示会キングでは、展示会で活躍するようなブース装飾アイテムを販売しております。見積書の発行や注文、デザインなどがWeb上で完結するサイトとなっておりますので、コラムと併せてぜひご覧ください。
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